Làm sao để khai báo hải quan xuất khẩu nhanh, chính xác và tiết kiệm? Xem ngay hướng dẫn chi tiết và giải pháp tối ưu từ Việt Anh TRACO.
Trong chuỗi cung ứng quốc tế, thủ tục hải quan xuất khẩu là khâu bắt buộc và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, đúng luật và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp rào cản về hồ sơ, quy trình và thời gian. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các bước và bí quyết tối ưu thủ tục hải quan xuất khẩu hiệu quả nhất.
1. Thủ tục hải quan xuất khẩu là gì?
Đây là quy trình khai báo, kiểm tra và xác nhận hàng hóa rời khỏi lãnh thổ Việt Nam theo quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng thủ tục giúp:
-
Hàng hóa được xuất khẩu hợp pháp
-
Tránh bị phạt hành chính do khai báo sai
-
Rút ngắn thời gian nằm kho, tránh phát sinh phí lưu bãi
2. Các bước thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa
Dưới đây là 6 bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu:
✅ Bước 1: Chuẩn bị chứng từ
Gồm:
-
Hợp đồng ngoại thương
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
-
Phiếu đóng gói (Packing List)
-
Vận đơn (Bill of Lading)
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu cần)
-
Giấy phép xuất khẩu (nếu là hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành)
✅ Bước 2: Khai báo hải quan
-
Khai báo trên hệ thống VNACCS hoặc qua phần mềm hải quan điện tử
-
Xác định mã HS, trị giá, mã loại hình…
✅ Bước 3: Mở tờ khai hải quan
-
Sau khi khai, hệ thống phân luồng:
-
Xanh: Thông quan tự động
-
Vàng: Kiểm tra hồ sơ
-
Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng
-
✅ Bước 4: Nộp thuế (nếu có)
-
Một số mặt hàng chịu thuế xuất khẩu cần nộp thuế trước khi thông quan
✅ Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu bị phân luồng đỏ)
-
Hải quan kiểm tra hàng tại kho, cảng hoặc khu vực kiểm hóa
✅ Bước 6: Thông quan và vận chuyển hàng
-
Khi tờ khai được thông quan, hàng hóa được đưa ra cảng/biên giới để xuất đi
3. Các lỗi phổ biến khiến thủ tục bị chậm
-
Khai sai mã HS dẫn đến sai thuế suất hoặc bị giữ hàng
-
Thiếu chứng từ hợp lệ (như C/O, vận đơn, hóa đơn…)
-
Không nắm rõ loại hình xuất khẩu (chính ngạch, phi mậu dịch, gia công…)
-
Trễ thời gian khai báo, không khai trước khi hàng đến cảng
4. Làm sao để tối ưu thủ tục hải quan?
🎯 1. Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu
-
Sử dụng mẫu biểu đúng quy định
-
Kiểm tra kỹ thông tin mã HS, xuất xứ, mô tả hàng
-
Tra cứu trước các quy định chuyên ngành
🎯 2. Áp dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử
-
Sử dụng phần mềm như ECUS5, VNACCS, FPT.TQDT để giảm sai sót và khai nhanh
🎯 3. Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng
-
Giao trách nhiệm cụ thể cho bộ phận mua hàng, xuất nhập khẩu, kế toán
-
Theo dõi lịch trình hàng, cập nhật luồng tờ khai
🎯 4. Hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp
-
Giúp doanh nghiệp:
-
Tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ
-
Tư vấn đúng mã HS, quy định hải quan
-
Xử lý các tình huống phát sinh (kẹp seal, kiểm hóa, luồng đỏ…)
-
5. Việt Anh TRACO – Hỗ trợ thủ tục hải quan trọn gói
Với kinh nghiệm thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa tại các cảng lớn như Hải Phòng, Cát Lái, Mộc Bài, Lạng Sơn…, Việt Anh TRACO cam kết:
-
Hỗ trợ khai báo chính xác, đúng mã HS
-
Xử lý trọn gói: từ khai báo đến giao nhận container
-
Theo dõi tờ khai 24/7, cập nhật tình trạng cho khách hàng
-
Tối ưu chi phí lưu bãi, lưu container, tránh phát sinh không đáng có
Kết luận
Thủ tục hải quan xuất khẩu không quá phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp tác với đơn vị uy tín. Trong bối cảnh xuất khẩu tăng mạnh năm 2025, việc tối ưu thủ tục hải quan sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh đáng kể cho doanh nghiệp.
Việt Anh TRACO – Người bạn đồng hành tin cậy trên từng tờ khai xuất khẩu.
